תכנון ועיצוב משרדים, שאלות שתמיד עולות – פרק ראשון – כללי
לאחרונה שמתי לב כי ישנן מספר שאלות שחוזרות על עצמן בכל פרויקט משרדים שאנחנו מתכננים (כשחושבים על זה זו לא כזו הפתעה) בשורת המאמרים הבאה זה אנסה לרכז בצורה עניינית ותמציתית את הנקודות כשמידי פעם, לפי הצורך, נכנס לעובי הקורה.
מה זה "מצב מעטפת"?
בניגוד למבני מגורים בהם התרגלנו לקבל מהקבלן דירה מושלמת עד רמת ידית הדלת בישראל נהוג לתכנן ולבנות בנייני משרדים ללא ביצוע. גמר חללי המשרדים עצמם, הקבלן משלים את המבנה על כלל מערכותיו הציבוריות דוגמת מערכות כיבוי אש, מעליות, חניון, פיתוח סביב המבנה וגמרים מלאים בלובי הראשי והקומתיים אולם המשרדים עצמם כוללים (ברוב המקרים) דלת כניסה, רצפת בטון, קירות בטון ואו בלוקים וחלונות בלבד.
בנוסף לנ"ל ברוב המקרים ניתן לראות גם הכנות למערכות עתידיות בשטח המשרד כגון ניקוז למטבח/ שירותים/ מזגנים, הזנת מים ולעיתים גם הכנות של מערכות מיזוג מרכזיות. כשחושבים על זה מבינים את ההיגיון בדבר, בניגוד לתפקידה של דירת מגורים שהינו רפטטיבי ומלבד שינויי טעם אישיים כאלה או אחרים הפונקציות וייעוד החללים חוזר על עצמו במשרדים מגוון האפשרויות הוא אין סופי, החל במרפאות או משרדי 'צווארון לבן' כגון עו"ד או רואי חשבון, חללים פתוחים לטלפנים, חדרי ישיבות וכיו"ב אין סוף רעיונות ולכן אין דרך שקבלן המבנה יידע מראש מה צפוי להיות גורלו של כל משרד בבניין ובהתאם לכך הנוהג הוא שהמסירה הראשונית מכוונת להיות למצב "מעטפת" בלבד.
האם השמשת חלל המשרד חייבת להיעשות אחרי המסירה ללקוח?
תלוי. ישנם פרויקטים בהם הקבלן המבצע או היזם באמצעות הקבלן מציעים שירותי בנייה (שירותי "גמר") ישירות לרוכשי המשרדים, בד"כ באמצעות מנגנון ייעודי שהוקם לצורך הדבר ההיגיון בפעולה הינו רחב, הלוא הקבלן כבר נמצא בשטח על כלל פועליו וקבלני המשנה, מנהלי העבודה אמצעי ההנפה וביטוח הבנייה כולם פעילים ופועלים כל יום, רק מתבקש להשתמש במערכת הקיימת על מנת לסיים את העבודה כולל גמר המשרד.
מהם היתרונות בשיטה הנ"ל?
- מחיר – תיאורטית – מחיר זול יותר בהשוואה לקבלן חיצוני שמגיע לאחר סיום הבנייה ועובד למעשה בשטח "סטרילי", קרי בשעות מוגבלות, דרכי מעבר מוגבלים, לעיתים בכלל מותרת רק עבודת לילה, הבאת כלל קבלני המשנה באופן ייעודי רק למשרד הזה וכן הלאה
- זמן – אם עבודות גמר של משרד ממוצע בגודל 200 מ"ר יכולות לקחת חודשיים- שלושה זה אומר שרק לאחר מסירת המשרד במצב מעטפת ניתן להכניס את הקבלן מטעמך שמעכב את הפעלת המשרד במספר חודשים, אם חודש שכירות שווה כך וכך ניתן בקלות לחשב את ההפסד לעומת זאת קבלן המבנה ככל ויבצע את עבודות הגמר יכול לעשות זאת במקביל להשלמת המבנה בכללותו וכך למסור לידי הלקוח את המשרד כשהוא בגמר מלא במקביל למסירת המבנה
- אחריות- ככל וקבלן המבנה מבצע את הגמרים במשרד אז ישנה כתובת אחת בלבד לכל ליקוי או בעיה ולא תהיה זריקת אחריות בין הקבלנים השונים בהמשך הדרך
מהם החסרונות בשיטה הנ"ל?
- מכרז- אין אפשרות לבצע מכרז פתוח- כלומר המחיר שהלקוח מקבל מהקבלן זה המחיר היחידי שרלוונטי, ככל והמחיר נמוך/ הוגן זה מצוין אולם במידה והקבלן מעוניין להרוויח יותר או טעה בתמחור אין ללקוח דרך להכניס קבלן אחר מטעמו בשלב זה של הפרויקט. (גם לפנות לקבלנים אחרים ולבקש הצעות מחיר זה לא יעיל שכן הקבלנים יודעים שרק משתמשים בהם לתמחור ותו לא שכן המבנה רחוק מלהימסר והם לא נולדו אתמול, כך שגם הצעות המחיר שיתקבלו לא יהיו רציניות.
- איכות עבודה- ככל וקבלני המשנה לא מהשורה הראשונה ככה המשרד גם ייראה, כמובן אפשר לריב ולתקן אבל מראש הלקוח מחויב לעבוד בסטנדרט שהמבנה מקבל ללא אפשרות לשפר את הביצוע ע"י קבלנים מטעמו
- פיטורים- אין אפשרות לפטר את הקבלן ולהחליפו, מערכת היחסים בין הצדדים אינה שגרתית והלקוח עלול למצוא את עצמו לקוח שבוי.
כמובן חשוב להדגיש שלא בכל הבניינים הקבלן מעונין לספק שירותי גמר למשרדים שכן בחלק גדול מהמקרים ההתעסקות הפרטנית, המו"מ מול מאות בעלי משרדים והאינדיווידואליות של כל משרד הינם משאבת זמן ואנרגיה מטורפת אשר מעכבת את הקבלן מלסיים את המבנה עצמו ולעבור לפרויקט הבא.
לא רוצה את קבלן המבנה, כמה זמן לפני המסירה אני צריך להתחיל את התהליך?
תהליך תכנון ועיצוב משרדים ממוצע יכול לקחת בקלות בין חודשיים לארבע חודשים למשרדים פשוטים יחסית, אם מדובר במשרד בעל אופי מורכב כגון מרפאה מיוחדת או חלל עם עיצוב מיוחד במינו של חברה בעלת אמצעים התכנון יכול להימשך גם מעל חצי שנה. תהליך מכרז מול קבלנים יכול לנוע בין חודש לעד 3 חודשים תלוי הרבה משתנים מסביב (קיץ, חגים, זמינות הלקוח למו"מ שוטף, שינויי תכנון תוך כדי תנועה וכיו"ב). יש לקחת בחשבון גם את זמן בחירת הקבלן והזמן שייקח לאדריכל להכניס את הפרויקט לעבודה לכן הייתי ממליץ לא להתעכב ולקחת בחשבון לפחות 6-7 חודשי תהליך לפני הכנסת הקבלן לביצוע (רצוי לנסות לתאם ככל שמתאפשר עם מסירת המשרד ע"י הקבלן הראשי).
למרות כל האמור לעיל סיטואציה בה הבעלים של המשרד מיהר ושריין את קבלן גמרים חודשים לפני קבלת החלל מהקבלן הראשי הינה בעייתית שכן הקבלן עלול לטעון כי שריין קבלני משנה וחומרים לתאריך המשוער והעיכוב גורם לו נזק וכמובן לדרוש תוספת מחיר בגין עליית תשומות בנייה עבור תקופת ההמתנה, כל הדברים האלה חייבים להישקל מראש.
מתי נכנס מפקח הבנייה לתהליך?
ככל ומתאפשר- מיד בתחילת התהליך, בתחום הבנייה השאלה מי מגיע ראשון האדריכל או המפקח הינה שאלת ביצה תרנגולת קלאסית אשר ישנן בגינה אסכולות שונות עם הגיון בריא לכל צעד וטיעוניו. המפקח מתחיל בפועל את עבודתו עם תחילת עבודות קבלן הגמרים אולם הוא חייב להיות חלק מתהליך בחירת הקבלן אחרת הוא לא מכיר את פרטי המו"מ וטענתו העיקרית כשיהיו בעיות תהיה "לא אני בחרתי את הקבלן הזה", כמו כן כדאי מאד שהוא יהיה מעורב בפרטי החוזה ובכלל בבחירת חומרי גמר ומערכות. שורה תחתונה – ככל והלקוח לא מעוניין (בד"כ מטעמי חסכון) להכניס מפקח כבר בתחילת הפרויקט יש להכניסו לכל המאוחר עם סיום עבודות התכנון של האדריכל ולפני בניית תיק המכרז.
מה משמעות כל הנ"ל אם המשרד שלי הוא משרד להשקעה?
בדיוק אותו הדבר. פגשתי לא פעם צורת חשיבה מסוימת אצל חלק מהמשקיעים שבטוחים שניתן לחסוך עלויות ולקצץ בתהליכים כיוון שהמשרד לא מיועד להם אישית, אולם בדיוק כמו שיצרן רכב לא יחסוך בבלמים כיוון שלא הוא נוהג אישית ברכב ככה אי אפשר לחסוך שום שלב בתכנון המשרד רק בגלל שהוא מיועד להשקעה, נהפוך הוא – אם לא יודעים מיהו השוכר העתידי יש צורך בחשיבה כפולה במשתנים רבים ובהתאמת המשרד לכלל האוכלוסייה. מוזמנים לצפות בכרטיס העסקי של אבן ראשה אדריכלות באתר המומחה לבנייה.
